BEMIDDELING

Geschillen kunnen steeds ontstaan als mensen samenwerken. Wanneer een conflictsituatie dreigt te escaleren, komt een zorgvuldig opgebouwde emotionele of professionele relatie onder druk te staan en kan dat de relatie meer vertroebelen dan nodig.

Een juridische procedure biedt in dit geval voor partijen vaak niet de verhoopte oplossing. Het kost geld en tijd. Een rechter is in een vonnis ook gebonden aan de strikte juridische contouren van zijn beoordelingsterrein en kan/mag geen rekening houden met “belendende percelen” (indirecte gevolgen van een conflict die vaak even belangrijk zijn als het conflict zelf, bv. niet-concurrentie, niet-afwerving, etc.). De rechter kan evenmin mogelijkheden creatief verkennen voor verdere samenwerking tussen partijen.

In het kader van een bemiddeling staan al deze opties wel open. Bemiddeling streeft dan ook naar het bereiken van een duurzame conflictoplossing, die voor alle partijen tot een win-win situatie leidt.

Hieronder vindt u een overzicht van de door ons gehanteerde bemiddelingsmethodiek.

Methodiek van de bemiddeling

1. VANUIT DE IMPASSE NAAR DE OPLOSSING 

1.1. Partijen wenden zich gewoonlijk tot een bemiddelaar als de onderhandelingen die zij rechtstreeks tussen elkaar gevoerd hebben in een impasse zijn geraakt:

  • De communicatie tussen de partijen is bemoeilijkt of verloopt via anderen.
  • De standpunten zijn verhard en partijen kunnen wederzijds het gevoel hebben door de andere partij niet begrepen te worden.
  • Partijen zien niet meer in dat de standpunten van de ander uit reguliere en aanvaardbare belangen kunnen voortkomen.
  • Evenmin kunnen zij nog bij zichzelf onderkennen dat de werkelijke belangen tot tal van andere oplossingen zouden kunnen leiden dan nu het geval is (verkokering).

Partijen zijn zelf niet bij machte die impasse te doorbreken en tezelfdertijd zijn zij nochtans van oordeel dat een minnelijke oplossing hun eigen belang het beste dient (commitment).

 1.2. De opdracht van partijen aan de bemiddelaar is bijgevolg hen uit de impasse te helpen en hen opnieuw te doen bewegen. De bemiddelaar is de partijenbeweger, vanuit de oorspronkelijke impasse, tot een door hen zelf uitgewerkte oplossing van hun geschil. Wie zich beweegt van het ene punt naar het andere, legt een traject af. Bij bemiddeling is dit het bemiddelingstraject.

Vanuit de impasse naar de oplossing is dan ook het traject dat de bemiddelaar de partijen doet volgen.

1.3. Het bemiddelingstraject vertoont de bijzonderheid dat het essentieel een psychologisch traject is dat door partijen actief wordt beleefd. Bemiddeling is dan ook een happening, er gebeurt van alles met de partijen. Dit verklaart mede waarom de persoonlijke aanwezigheid van de partijen of hun decision makers aan de bemiddelingstafel zo essentieel is.

Omdat het een psychologisch en intermenselijk traject is, dient het tussen de partijen noodzakelijkerwijze via communicatie tot uiting te komen. Communicatie tussen personen, in een situatie waarbij er conflict aanwezig is, is steeds hachelijk. Partijen drukken zich niet of op onvolkomen wijze uit.

Bovendien hebben zij geen notie van de inhoud van het bemiddelingstraject of kunnen zij omwille van hun eigen subjectiviteit dit traject niet autonoom volgen. In de praktijk zal het gesprek dat de bemiddelaar met de partijen voert dan ook niet de rechtlijnigheid vertonen van deze uiteenzetting. De verschillende stappen van de bemiddeling zijn veeleer een richtsnoer, een ankerpunt voor de bemiddelaar bij het begeleiden van het gesprek van de partijen, dan een vaste structuur die de bemiddelaar aan de partijen oplegt.

1.4. Wel moet de bemiddelaar ervoor zorgen dat de partijen de verschillende stappen van het bemiddelingstraject doorlopen. Indien één of meerdere stappen geheel of gedeeltelijk wordt overgeslagen, kan dit leiden tot ondermaatse oplossingen of zelfs tot het mislukken van de bemiddeling.

Punt is dat de bemiddelaar er rekening mee moet houden in de loop van de bemiddeling herhaaldelijk op zijn stappen te zullen moeten terugkeren, telkens als blijkt dat er bij partijen nog residuaire problemen en weerstanden aanwezig zijn, die conceptueel nochtans tot een vorige fase van de bemiddeling behoorden.

2. FASES VAN HET BEMIDDELINGSTRAJECT

2.1. Van standpunten naar belangen

Vanuit de onbeweeglijkheid, de impasse, brengt de bemiddelaar de partijen in beweging, door hen in elkaars aanwezigheid hun standpunten uitvoerig te laten toelichten. Standpunten behoren op het ogenblik van de bemiddeling essentieel tot het verleden.

De bemiddelaar dient de blik van de partijen naar de toekomst te richten en doet dit door hen uitgaande van hun standpunten ertoe te brengen hun eigen belangen in de gegeven situatie te onderkennen. Belangen identificeren zich met hetgeen de partijen willen, hetgeen waaraan zij behoefte hebben. Waar standpunten tot het verleden behoren, zijn belangen een onderdeel van de toekomst van partijen.

Dit is de eerste beweging die de bemiddelaar bij de partijen tot stand brengt.

2.2. Van belangen naar opties

De volgende beweging is die van belangen naar opties, mogelijke oplossingen. De bemiddelaar laat de partijen die beweging uitvoeren, door samen met hen diepgaande bewerkingen uit te voeren op de in de vorige fase geïdentificeerde belangen.

De door partijen geïdentificeerde belangen worden gecategoriseerd in gelijklopende belangen, tegenstrijdige belangen en een derde, heel belangrijke categorie, de verenigbare belangen.

Identificatie van gelijklopende belangen stimuleert de partijen te volharden in het bemiddelingstraject. Tegenstrijdige belangen zullen in een latere fase van het bemiddelingstraject distributief moeten worden onderhandeld. Verenigbare belangen zijn ogenschijnlijk tegenstrijdige belangen, die na onderzoek en overleg in feite gelijklopend gemaakt kunnen worden. Het is deze categorie van belangen die het traject naar een oplossing openstelt, omdat daardoor de werkelijke omvang van het geschil kleiner blijkt te zijn dan oorspronkelijk door de partijen gedacht.

De belangen worden dan samengevoegd tot onderling samenhangende groepen van belangen, die redelijkerwijs per groep uitonderhandeld dienen te worden. Voor iedere groep belangen doet de bemiddelaar partijen opties van oplossingen genereren. Dit zijn alle mogelijkheden die partijen zonder analyse kunnen bedenken en die van aard kunnen zijn om tegemoet te komen aan die groep belangen. Dit kan gebeuren door het opstellen van lijsten of door brainstorming.

Deze fase is cruciaal voor het onderhandelingsresultaat: creativiteit van partijen in deze fase creëert voor hen gezamenlijke meerwaarde (een “en/en” oplossing). Het succesvol afhandelen van deze fase leidt tot zo optimaal mogelijke onderhandelingsresultaten.

2.3. Van opties naar oplossingen

Dan begeleidt de bemiddelaar de partijen bij het opstellen van een onderhandelingskalender, nl. de volgorde waarin de gegenereerde opties zullen worden geanalyseerd. Gewoonlijk wordt er gewerkt van gemakkelijk naar moeilijk, omdat dit ook bijdraagt tot het verkleinen van het conflict.

Het omwerken van opties tot oplossingen gebeurt door ieder van de opties te analyseren op hun praktische bruikbaarheid en aanvaardbaarheid voor iedere partij. Deze analyse dient te gebeuren aan de hand van principes, die partijen vooraf – na het bepalen van de onderhandelingskalender – formuleren en die hen zullen toelaten voor beiden aanvaardbare oplossingen te identificeren.

Dit geldt in het bijzonder voor de opties gegenereerd m.b.t. tegenstrijdige belangen, in het kader waarvan er verdelend zal moeten worden onderhandeld en de vooraf afgesproken principes dan ook nuttig zullen zijn.

2.4. Van oplossingen naar akkoord

Na het vinden van oplossingen voor alle belangenclusters, moeten die oplossingen dan worden omgezet in een akkoord. De oplossingen die de partijen in de vorige fase per belangencluster hebben geïdentificeerd, zijn immers vrijblijvend: een bindend akkoord ontstaat pas ingeval van overeenstemming over alle oplossingen van alle belangenclusters samen.

Om bepaalde verdelende oplossingen voor de andere partij aanvaardbaar te maken, verdient het aanbeveling dat de partijen verschillende oplossingspakketten of -korven samenstellen, die zij aan elkaar kunnen aanbieden. Het akkoord kan het gehele geschil betreffen of deelaspecten daarvan.

Wordt er een akkoord gevonden, dan dient dit te worden omgezet in een vaststellingsovereenkomst of een dading. Dit kan gebeuren door de partijen, maar die laten dit in principe best over aan hun advocaten, die al dan niet in samenwerking met de bemiddelaar een bindende dadingovereenkomst uitwerken.

3. EEN BIJZONDERE TUSSENKOMST VAN DE BEMIDDELAAR: DE CAUCUS OF HET APART GESPREK

In beginsel vergadert de bemiddelaar met alle partijen samen. Als de belangenexploratie in een impasse raakt, als emotie normale communicatie belet of als vertrouwelijk overleg over opties of oplossingen aangewezen lijkt, kan de bemiddelaar het initiatief nemen met de partijen apart te spreken. Ook een partij of diens adviseur kan een caucus vragen maar de beslissing of die al dan niet doorgaat, berust uitsluitend bij de bemiddelaar die immers die trajectbewaker is.

In de regel heeft de bemiddelaar het apart gesprek met de partij en zijn advocaat maar het is ook mogelijk dat de bemiddelaar een apart gesprek heeft met de adviseur (advocaat) zonder de partij of zelfs met de partij zonder diens adviseur, alhoewel het laatste zeer uitzonderlijk is.

In de regel vindt de caucus plaats in het lokaal van de bemiddelaar, zodat het de partijen zijn die zich verplaatsen.

Essentieel principe is dat al hetgeen in caucus wordt gezegd vertrouwelijk is. Bij het einde van de caucus moet de bemiddelaar zeer precieze afspraken maken met de partij over hetgeen aan de andere partij wordt meegedeeld.

Cfr. Wim Meuwissen, docent BMEDIATION.

Onze bemiddelaar

Bemiddeling | Peeters Euregio Law