PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING

Deze verklaring, die werd opgesteld in het licht van de GDPR-regelgeving, kan u op uw website gebruiken en is onder meer relevant voor de persoonsgegevens die via uw website door (potentiële) klanten worden ingevoerd, zoals de naam en het e-mailadres bij een contactformulier, etc.

De persoonsgegevens die op uw website kunnen worden verstrekt en de doeleinden van de verwerking van deze persoonsgegevens dienen nog te worden aangevuld in het modeldocument. Er moet verder een maximumtermijn worden bepaald voor de bewaring van persoonsgegevens (bv. automatische verwijdering na 1 jaar).

Daarnaast moet er een keuze worden gemaakt tussen twee verschillende bepalingen m.b.t. het verstrekken van persoonsgegevens aan derden. Enerzijds kan u ervoor opteren om de persoonsgegevens mee te delen aan derden. In dat geval dienen de (categorieën van) ontvangers in detail opgesomd te worden. Indien u de persoonsgegevens echter enkel intern zal gebruiken, dient u te opteren voor de tweede optie in de tekst.

Wij merken op dat voor direct marketing (d.i. reclameboodschappen voor goederen of diensten) t.a.v. natuurlijke personen strikte regels gelden. Zo moet er onder meer bij het opvragen van de persoonsgegevens onmiddellijk gevraagd worden aan de gebruiker of hij zijn recht op bezwaar tegen direct marketing wenst uit te oefenen (bv. door deze optie aan te vinken). Deze handeling moet expliciet door de gebruiker worden uitgevoerd en mag niet automatisch opgenomen worden bij de uitvoering van de overeenkomst. U heeft voor het versturen van direct marketing een afzonderlijke toestemming van de gebruiker nodig.

U maakt best een e-mailadres aan dat louter en alleen betrekking heeft op privacy aangelegenheden en dat eveneens als contactpunt kan dienen voor de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) indien deze vereist is in uw onderneming (bv. privacy@onderneming.be of dpo@onderneming.be).

Voorts dienen nog het soort cookies (sessiegebonden of permanent) en de doeleinden van de verschillende cookies te worden uitgewerkt. Wij hebben de tekst reeds voorzien van een aantal beschrijvingen van mogelijke doeleinden.

Tot slot merken wij volledigheidshalve op dat het gebruik van cookies slechts is toegestaan op voorwaarde dat de gebruiker zijn toestemming hiertoe heeft gegeven na ingelicht te zijn over het cookiebeleid (zoals omschreven in de cookieverklaring). Dit kan bijvoorbeeld door een pop-up te creëren met de volgende tekst ‘Wij gebruiken cookies om uw bezoek op onze website te optimaliseren. Lees meer over ons cookiebeleid in onze privacy- en cookieverklaring.’ (met het woord ‘privacy- en cookieverklaring’ als hyperlink naar de tekst van de privacy- en cookieverklaring), gevolgd door een button ‘Akkoord’ en een button ‘Niet akkoord’.

U bent als ondernemer wettelijk verplicht om klanten en bezoekers van uw website vooraf te informeren over het verzamelen en verwerken van hun persoonsgegevens. Dit wordt bereikt door een privacy- en cookieverklaring, waarin de bezoeker duidelijk uw intenties met betrekking tot zijn persoonsgegevens kan raadplegen.

Een cookie is een tekstbestand dat tijdens een bezoek aan een website op uw computer of mobiel toestel wordt opgeslagen. De informatie in dit tekstbestand kan bij een later bezoek weer worden herkend door de website. Het gebruik van cookies op uw website staat in rechtstreeks verband met de privacy van de bezoeker, waardoor deze laatste ook hierover voldoende moet worden geïnformeerd. Het gebruik van cookies is namelijk slechts toegestaan op voorwaarde dat de bezoeker zijn toestemming hiertoe heeft gegeven na ingelicht te zijn over het cookiebeleid zoals omschreven in de privacy- en cookieverklaring. Dit kan bijvoorbeeld door een pop-up te creëren waarin de bezoeker zich akkoord dient te verklaren met het gebruik van cookies.

Het gebruik van een privacy- en cookieverklaring is waarschijnlijk niet nieuw voor uw onderneming. Echter, in het kader van de nieuwe Europese privacyregelgeving (GDPR), dient uw onderneming nog nauwkeuriger om te gaan met de persoonsgegevens van uw klanten en bezoekers. Een omstandige privacy- en cookieverklaring is hierbij een stap in de goede richting.

Onder de tab “download” vindt u een invulmodel van een privacy- en cookieverklaring. Let wel: dit model bevat basisbepalingen, die voor vrijwel elke onderneming relevant zijn. Zoals u echter weet, is elke onderneming uniek en dat uit zich ook in de privacy- en cookieverklaring. Bijgevolg dient de privacy- en cookieverklaring nog te worden aangepast aan de specifieke activiteiten en behoeften van uw onderneming. Zo werken sommige ondernemingen actief met gevoelige persoonsgegevens van klanten of bezoekers (bv. direct marketing, doorsturen naar derden, etc.), waardoor zij baat hebben bij een uitgebreide omschrijving van hun activiteiten en de verwerking van deze persoonsgegevens. Daarnaast zijn er nog tal van andere mogelijke regelingen, die specifiek voor uw onderneming relevant kunnen zijn.

Zo gelden voor direct marketing t.a.v. natuurlijke personen strikte regels. Bij het opvragen van de persoonsgegevens moet bijvoorbeeld onmiddellijk gevraagd worden aan de bezoeker of hij zijn recht op verzet tegen direct marketing wenst uit te oefenen. Het sturen van een uitnodigingsmail (voorafgaand aan registratie) met een link naar de website is reeds een vorm van direct marketing en kan dus niet zonder toestemming van de potentiële bezoeker.

Ondernemers die ook grensoverschrijdend ondernemen, kunnen hun privacy- en cookieverklaring bovendien best vertalen naar de taal van het doelpubliek.

Indien u een nieuwe privacy- en cookieverklaring wenst te laten opstellen of uw bestaande privacy- en cookieverklaring up-to-date wenst te laten maken, kan u contact opnemen met ons.

Zie ook
Data en privacy: een fragiel huwelijk
De functionaris voor gegevensbescherming: nu maatregelen nemen
De GDPR binnen mijn onderneming: geen reden tot paniek
Een datalek: en nu?

Wat doen jullie precies?
Opstellen van op maat gemaakte privacy- en cookieverklaring of updaten van bestaande privacy- en cookieverklaring.

Is dit voor mij interessant?
Ja, indien u ondernemer bent, van KMO tot multinational.

Wie kan ik contacteren?
Jan Peeters of Marco Wirtz
info@euregio.law
+32 11 29.47.00 

Duurt dat lang?
Nee, maximaal 1 week nadat wij van u de benodigde informatie hebben ontvangen.

Hoeveel kost dat?
500 EUR (excl. btw), incl. persoonlijke bespreking

* Een privacy- en cookieverklaring gaat ook vaak gepaard met andere nuttige documenten, zoals een disclaimer of algemene voorwaarden voor uw website. Indien gewenst, kunnen wij voor het opstellen van meerdere documenten uiteraard een voordelige pakketprijs bespreken.

Privacy- en cookieverklaring modelovereenkomst | Peeters Euregio Law